Varaktighet

VL13-2 s.15 — Varaktighet

Allmänt råd 2.1 Bokföringen ska göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som har bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt. Kommentar Enligt 7 kap. 2 § BFL ska de pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation vara varaktiga. Räkenskapsinformation omfattar bl.a. grundbokföring, huvudbokföring och sidoordnad bokföring, se kapitel 1. För att uppfylla varaktighetskravet i 7 kap. 2 § BFL måste den löpande bokföringen göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som noteras, registreras eller på annat sätt förs in i den löpande bokföringen inte ska kunna raderas eller på något annat sätt göras oläsligt. För att affärshändelser, rättelser och bokslutstransaktioner m.m. ska anses bokförda måste bokföringsposten, dvs. noteringen i grundbokföringen eller huvudbokföringen, vara gjord på ett varaktigt sätt. Det är först när noteringen är gjord på ett varaktigt sätt som affärshändelser m.m. är bokförda. I en manuell bokföring görs noteringen på ett varaktigt sätt t.ex. genom att affärshändelsen noteras med bläck och i ett bokföringsprogram genom att registreringen inte kan tas bort eller ändras. En affärshändelse som noteras med blyerts i den manuella bokföringen eller registreras i ett kalkylprogram är inte bokförd eftersom bokföringsposten inte är varaktig. Detsamma gäller så kallad preliminär bokföring, dvs. registrering av en affärshändelse i ett bokföringsprogram i vilket bokföringsposterna kan raderas eller ändras fram till dess att en aktiv åtgärd vidtas för att låsa bokföringen. Så länge bokföringen inte är låst, kan affärshändelserna inte anses bokförda. Bokföringen måste låsas så att den blir varaktig senast vid den tidpunkt då affärshändelserna ska vara bokförda enligt bestämmelserna i kapitel 3. Inom vilken tid affärshändelser ska vara bokförda varierar och beror på vilka bestämmelser i kapitel 3 som företaget tillämpar. Enligt 5 kap. 1 § BFL ska affärshändelserna bokföras så att de kan presenteras i såväl registreringsordning som i systematisk ordning. Det är först när 15(120) Kapitel 2 – Den löpande bokföringen och dess presentation

VL13-2 s.15 — Varaktighet (2)

noteringen i både grundbokföringen och huvudbokföringen är gjord på ett varaktigt sätt som bokföringen av affärshändelsen är fullgjord. Varje ändring av en bokföringspost ska framgå av bokföringen och följa bestämmelserna om rättelser, se 5 kap. 5 § BFL och punkt 2.17. Det är först när en affärshändelse är bokförd som bestämmelserna om rättelser blir aktuella. Kravet på varaktighet gäller inte endast bokföringen i registreringsordning och systematisk ordning utan även t.ex. sidoordnad bokföring. Det innebär att även noteringar och registreringar i ett anläggningsregister ska göras på ett varaktigt sätt. Enligt punkt 4.4 ska ett anläggningsregister uppdateras senast i samband med det bokslut som upprättas per räkenskapsårets utgång och det är då som kravet på varaktighet senast ska vara uppfyllt.

VL13-2 s.71 — Varaktighet

Lagtext 7 kap. 2 § första stycket första meningen BFL De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. --- --- Lag (2024:342) Kommentar Kravet att handlingarna, och därmed räkenskapsinformationen, ska vara varaktiga gäller under hela arkiveringstiden, det vill säga från och med att handlingen tas emot respektive sammanställs och fram till och med arkiveringstidens utgång. För att säkerställa att handlingarna uppfyller kravet på varaktighet under hela arkiveringstiden behöver en bedömning göras av handlingens kvalitet och risken för att informationen försvinner eller inte går att läsa under hela arkiveringstiden. Bedömningen behöver göras oavsett om räkenskapsinformationen tas emot eller sammanställs och sparas i elektronisk form eller i pappersform. Är handlingens kvalitet sådan att det finns risk att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela arkiveringstiden, måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela tiden den ska sparas. Allmänt råd 7.7 Tar ett företag emot räkenskapsinformation i en handling som inte uppfyller kravet på varaktighet i 7 kap. 2 § första stycket bokföringslagen (1999:1078), ska företaget överföra räkenskapsinformationen till en annan handling som uppfyller kravet på varaktighet. (BFNAR 2024:1) Kommentar För räkenskapsinformation som tas emot i pappersform innebär kravet på varaktighet att informationen ska vara skriven på sådant papper och med sådan skrift att uppgifterna kan läsas fram till och med arkiveringstidens utgång. Finns det risk för att det inte går, ska räkenskapsinformationen överföras till en annan handling, dvs. till ett annat papper eller en annan elektronisk handling, så att uppgifterna blir varaktiga. Bestämmelsen kan t.ex. vara aktuell för kvitton där texten bleknar med tiden. Efter överföringen får den ursprungliga handlingen förstöras om överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se ovan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Om företaget inte kan säkerställa att överföringen kan göras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner måste både den ursprungliga handlingen och den nya sparas under hela arkiveringstiden.

VL13-2 s.71 — Varaktighet (2)

71(120) Kapitel 7 – Räkenskapsinformation