Arkivering på betryggande sätt

VL13-2 s.73 — Arkivering på betryggande sätt

Allmänt råd 8.1 För att arkivering ska anses ske på betryggande sätt enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078), ska räkenskapsinformationen förvaras så att den inte riskerar att förstöras eller förkomma. Kommentar Arkivering på betryggande sätt innebär bl.a. att räkenskapsinformationen förvaras och transporteras på ett sätt som ger ett godtagbart skydd ur brand- och säkerhetssynpunkt. Vad som är förvaring på betryggande sätt får bedömas utifrån förhållandena i det enskilda fallet och är beroende av både räkenskapsinformationen, företaget och den plats där informationen förvaras. En bedömning måste därför alltid göras av vilka risker det finns för att informationen ska förstöras eller förkomma. Även räkenskapsinformationens betydelse och möjligheterna att återskapa den är faktorer som måste beaktas. Arkiveringen anses normalt betryggande om förvaringsplatsen inte är mer utsatt för risk för brand, översvämning, stöld eller liknande än andra platser som normalt kan komma ifråga för förvaring av räkenskapsinformation. Ett kontor i en kontorsfastighet eller i en villafastighet är normalt godtagbart som förvaringsplats för merparten av den räkenskapsinformation som förekommer i ett företag. Däremot är i normalfallet en förvaring i en fastighet som inte står under regelbunden uppsikt, t.ex. en fritidsfastighet eller förvaring i ett parkerat fordon, inte godtagbar förvaring. Något generellt krav på att räkenskapsinformationen ska förvaras i säkerhetsskåp finns inte. Det är tillräckligt att informationen förvaras på ett sätt som en normalt aktsam person förvarar viktiga handlingar. 73(120) Kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

VL13-2 s.73 — Arkivering på betryggande sätt (2)

Finns det förhöjd risk för brand, översvämning, stöld eller liknande, som t.ex. i ett företag med kemisk-teknisk verksamhet som förvarar räkenskapsinformationen i en kontorslokal i anslutning till industrilokalen, krävs ytterligare åtgärder för att räkenskapsinformationen ska anses förvarad på ett betryggande sätt. För räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för att bedöma företaget och som inte går att återskapa samt för information som är nödvändig för åtkomst till annan räkenskapsinformation, t.ex. krypteringsnycklar, är kraven på säkerhet högre. För sådan räkenskapsinformation krävs ytterligare åtgärder för att skydda informationen, även om det inte finns någon förhöjd risk för brand, översvämning, stöld eller liknande. En åtgärd kan vara att låsa in räkenskapsinformationen i ett säkerhetsskåp. Kravet på betryggande arkivering gäller även under transport av räkenskapsinformation. Även i detta fall måste kraven anpassas efter informationens betydelse och möjligheterna att återskapa den. Normalt är det tillräckligt att räkenskapsinformation skickas med vanlig post. Är informationen av särskild betydelse eller unik måste säkerheten ökas, t.ex. genom att informationen skickas i rekommenderat brev eller med bud. Särskilt om elektroniska handlingar med räkenskapsinformation Allmänt råd 8.2 Elektronisk räkenskapsinformation ska säkerhetskopieras. Hur ofta räkenskapsinformationen ska säkerhetskopieras får bedömas med hänsyn till förhållandena i det enskilda företaget. En säkerhetskopia ska förvaras åtskild från den kopierade räkenskapsinformationen. (BFNAR 2024:1) Kommentar Det generella kravet på att förvaring och transport ska ske på betryggande sätt gäller även för elektronisk räkenskapsinformation. Elektronisk räkenskapsinformation ska därför säkerhetskopieras regelbundet. Hur ofta det behöver göras beror bl.a. på verksamhetens omfattning och intensitet. I företag med många affärshändelser kan säkerhetskopiering behöva göras varje dag. I mycket små företag med få affärshändelser kan det vara tillräckligt att säkerhetskopiering görs en gång i månaden eller, om den löpande bokföringen har senarelagts enligt punkterna 3.7–3.9, i samband med att bokföringen görs. Företag som har avtalat med någon annan, t.ex. en programleverantör eller en redovisningskonsult, att denne ska sköta säkerhetskopieringen måste försäkra sig om att säkerhetskopieringen anpassas till företagets förutsättningar. Företaget behöver också ta hänsyn till lagringsmediets allmänna kvalitet, dvs. risken för att räkenskapsinformationen försvinner eller inte går att läsa. Är lagringsmediets kvalitet sådan att det finns risk att räkenskapsinformationen 74(120) Kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

VL13-2 s.73 — Arkivering på betryggande sätt (3)

inte är varaktig under hela arkiveringstiden, måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela tiden den ska sparas.