Tillfällig förvaring utomlands av verifikationer i pappersform

VL13-2 s.77 — Tillfällig förvaring utomlands av verifikationer i pappersform

Lagtext 7 kap. 3 § BFL Om det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed, får en pappershandling som innefattar en verifikation, trots 2 §, tillfälligt förvaras utomlands. Lag (2024:342) Kommentar Bestämmelserna om tillfällig förvaring utomlands gäller endast verifikationer i pappersform. För förvaring utomlands av verifikationer eller annan räkenskapsinformation i elektronisk form tillämpas i stället 7 kap. 3 a och 4 §§ BFL. För 77(120) Kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

VL13-2 s.77 — Tillfällig förvaring utomlands av verifikationer i pappersform (2)

annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands. Pappershandling som innefattar en verifikation som behövs för bokföring m.m. Allmänt råd 8.5 Särskilda skäl enligt 7 kap. 3 § bokföringslagen (1999:1078) för tillfällig förvaring utomlands av en pappershandling som innefattar en verifikation finns om handlingen behövs för hantering, bearbetning eller bokföring i utlandet. (BFNAR 2024:1) Allmänt råd 8.5A Om ett företag förvarar en pappershandling med räkenskapsinformation utomlands och överför räkenskapsinformationen med stöd av 7 kap. 6 § bokföringslagen (1999:1078), får förstöringen av pappershandlingen ske utomlands. Om räkenskapsinformationen inte överförs ska handlingen återföras till Sverige enligt punkt 8.6 eller 8.7. (BFNAR 2024:1) Allmänt råd 8.6 En pappershandling som innefattar en verifikation och som behövs för hantering eller bearbetning i utlandet ska återföras till Sverige så snart handlingen har tjänat sitt syfte utomlands. Behövs handlingen för bokföring i utlandet, ska den återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationen har bokförts är avslutat. (BFNAR 2024:1) Allmänt råd 8.7 Pappershandlingen får återföras till Sverige senare än vad som anges i punkt 8.6, dock senast tre månader efter att den fördes ut ur Sverige eller togs emot utomlands för företagets räkning, om a) handlingen förvaras i ett land inom Europeiska unionen eller ett land med vilket det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd enligt 7 kap. 3 a § andra stycket bokföringslagen (1999:1078), b) det finns uppgift om var handlingen förvaras, c) företaget har omedelbar elektronisk åtkomst till handlingen, och d) handlingen vid behov omedelbart kan återföras till Sverige. (BFNAR 2024:1) Allmänt råd 8.8 Ett företag som senarelagt bokföringen enligt någon av punkterna 3.6– 3.9 och som avser att tillfälligt förvara en pappershandling utomlands, ska i avvaktan på hantering, bearbetning eller bokföring utomlands förvara handlingen i Sverige. (BFNAR 2024:1) Kommentar Punkterna 8.5–8.8 är tillämpliga både när verifikationer i pappersform skickas från Sverige av företaget för t.ex. bokföring utomlands och när de tas emot utomlands för företagets räkning, t.ex. när fakturor skickas direkt till en

VL13-2 s.77 — Tillfällig förvaring utomlands av verifikationer i pappersform (3)

78(120) Kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

VL13-2 s.77 — Tillfällig förvaring utomlands av verifikationer i pappersform (4)

inskanningscentral eller reseräkningar skickas direkt till en granskningscentral i ett annat land. Exempel på hantering och bearbetning i punkt 8.5 är granskning och inskanning av en verifikation. Om ett företag tillämpar 7 kap. 6 § BFL och skannar verifikationerna utomlands behöver pappershandlingen inte återföras till Sverige utan får förstöras utomlands, se punkt 8.5A. Den elektroniska handlingen får fortsatt förvaras utomlands om förutsättningarna i 7 kap. 3 a § BFL är uppfyllda, se ovan under rubriken Utomlands förvaring av elektroniska handlingar, utrustning och system. Om företaget skannar verifikationer men väljer att inte förstöra pappershandlingarna efter överföringen, behöver pappershandlingarna inte återföras till Sverige. Om företaget inte tillämpar 7 kap. 6 § BFL är huvudregeln, när en pappershandling tillfälligt förvaras utomlands för bokföring, att handlingen ska återföras så snart arbetet med redovisningsperioden är avslutat. Med redovisningsperiod avses en kalendermånad eller en liknande tidsperiod, se punkt 1.8. Arbetet med en redovisningsperiod är avslutat när periodens affärshändelser är bokförda samt eventuella avstämningar och rättelser med anledning av avstämningarna är gjorda. När arbetet med en redovisningsperiod avslutas beror på vilken bestämmelse om tidpunkten för bokföring i kapitel 3 som företaget tillämpar. Tillämpar företaget 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. bokföringen görs så snart det kan ske, avslutas arbetet med redovisningsperioden normalt några dagar in i efterföljande redovisningsperiod. Senareläggs bokföringen med stöd av punkt 3.7, är arbetet med de redovisningsperioder som ingår i kvartalet avslutat när kvartalets affärshändelser och rättelser är bokförda. Punkt 8.6 innebär att det inte är tillåtet att förvara handlingen utomlands till dess bokslutsarbetet avslutats. Att på nytt föra ut handlingen i samband med bokslutsarbetet omfattas inte heller av de särskilda skälen i punkt 8.5. Behövs handlingen på nytt utomlands får i stället en kopia skickas. En pappershandling som tillfälligt förvaras utomlands för t.ex. granskning eller inskanning ska återföras så snart handlingen har tjänat sitt syfte, dvs. så snart granskningen eller skanningen är genomförd, om företaget inte tillämpar 7 kap. 6 § BFL. Enligt punkt 8.7 får en pappershandling som behövs utomlands för hantering, bearbetning eller bokföring förvaras utomlands i högst tre månader under de förutsättningar som anges i punkten. Uppgiften om var handlingen förvaras kan t.ex. framgå av företagets systemdokumentation. Företag som senarelagt bokföringen enligt bestämmelserna i kapitel 3 får inte förvara en pappershandling utomlands i avvaktan på bokföring, se punkt 8.8. Att sköta det praktiska bokföringsarbetet utomlands är möjligt om företaget kan tillämpa 7 kap. 3 a § BFL om utomlands placerad utrustning. Det är även 79(120) Kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

VL13-2 s.77 — Tillfällig förvaring utomlands av verifikationer i pappersform (5)

förenligt med BFL att sköta bokföringsarbetet från terminal utomlands så länge utrustningen är placerad i Sverige. Exempel 8.2 behandlar gränsdragning mellan arkivering i Sverige och utomlands. Pappershandling som innefattar en verifikation och som behövs för att återkräva skatt m.m. Allmänt råd 8.9 Särskilda skäl enligt 7 kap. 3 § bokföringslagen (1999:1078) för tillfällig förvaring utomlands av en pappershandling som innefattar en verifikation finns om handlingen behövs för att kunna återkräva skatt eller av annat skäl behöver uppvisas i original. (BFNAR 2024:1) Allmänt råd 8.10 När en pappershandling förs ut ur landet med stöd av punkt 8.9 ska företaget spara en kopia av handlingen i Sverige. Av kopian eller på annat sätt ska det framgå a) när originalet skickades, b) vart det skickades, och c) i vilket syfte det skickades. (BFNAR 2024:1) Allmänt råd 8.11 En pappershandling som förts ut ur landet med stöd av punkt 8.9 ska återföras till Sverige så snart handlingen har tjänat sitt syfte utomlands. (BFNAR 2024:1) Kommentar Den kopia som ska sparas enligt punkt 8.10 kan vara en papperskopia eller en kopia i elektronisk form, t.ex. en inskannad faktura.