Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat

VL13-2 s.67 — Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat

Lagtext 7 kap. 1 § andra och tredje styckena BFL --- Pappershandlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget . Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. ---Lag (2024:342) Lagtext 2 kap. 5 § första meningen ÅRL Årsredovisningen ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form. --- Lag (2015:813) Lagtext 6 kap. 4 § första stycket andra meningen BFL --- Årsbokslutet ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form. --- --- Lag (2015:821) Allmänt råd 7.5 Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat anses sammanställd enligt 7 kap. 1 § andra och tredje styckena bokföringslagen (1999:1078) när den fått den form och det format i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. (BFNAR 2024:1) Kommentar Eftersom räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat ska sparas i den form och det format den är avsedd att presenteras i måste företaget ha tagit ställning till presentationsformen och presentationsformatet. All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform eller presentationsformat. Ett företag kan t.ex. ha valt att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form i formatet pdf medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform. Hur företaget har valt att presentera räkenskapsinformationen kan behöva anges i företagets samlingsplan, se kapitel 9. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna 67(120) Kapitel 7 – Räkenskapsinformation

VL13-2 s.67 — Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat (2)

sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den. Till räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat räknas även sådan information som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult eller ett företag som sköter faktureringsfunktionen, sammanställer åt företaget. Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen fick när den sammanställdes. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående arkiveringstiden. I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. presentationer i registreringsordning och systematisk ordning samt behandlingshistorik. Det innebär att om sådan räkenskapsinformation till exempel skrivs ut för att sparas på papper, är utskriften en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL. Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Ändras formatet, till exempel vid ett byte till ett annat bokföringssystem, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Det innebär att handlingarna och uppgifterna i det gamla systemet endast får förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.