Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan

VL13-2 s.65 — Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan

Lagtext 7 kap. 1 § andra och tredje styckena BFL --- Pappershandlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. Lag (2024:342) Kommentar Med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen. Det innebär att den räkenskapsinformation som en uppdragstagare sammanställer åt ett företag är att likställa med information som upprättats internt i företaget, om den inte avser en affärshändelse där företaget och uppdragstagaren är motparter. Uttrycket kom till företaget innebär inte att räkenskapsinformationen fysiskt måste ha kommit till företaget. Har företaget anlitat någon annan, t.ex. en redovisningskonsult, ett inskanningsföretag eller en förmedlare av elektroniska fakturor, anses räkenskapsinformationen ha kommit till företaget redan när den togs emot av den som företaget anlitat, eftersom räkenskapsinformationen tagits emot för företagets räkning. Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformation ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen hade när den kom till företaget. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Det innebär att det är just den pappershandling eller elektroniska handling som företaget tagit emot som ska sparas. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående arkiveringstiden. Räkenskapsinformation i elektronisk form Kommentar En elektronisk handling med räkenskapsinformation ska sparas i det format och med det innehåll som handlingen hade när företaget tog emot den. Elektroniska handlingar är t.ex. pdf-filer, e-fakturor, sms och mejl. Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska bevaras på detta sätt under hela arkiveringstiden. 65(120) Kapitel 7 – Räkenskapsinformation

VL13-2 s.65 — Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan (2)

Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Om räkenskapsinformationen överförs till ett annat format, till exempel från ett mejl till en pdf-fil, eller om informationen skrivs ut på papper, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Även uppgifter som hämtas från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Sådan information får sparas i det format i vilken informationen är avsedd att presenteras i företaget, se punkt 7.3. Allmänt råd 7.2 Har upphävts. (BFNAR 2024:1) Allmänt råd 7.3 Räkenskapsinformation som företaget hämtar via någon annans webbplats eller liknande får sparas i det elektroniska format i vilket räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget. (BFNAR 2024:1) Kommentar Även räkenskapsinformation som företaget hämtar från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till företagets bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Sådan räkenskapsinformation får sparas i det format, t.ex. pdf, i vilket den är avsedd att presenteras i företaget. Det är de uppgifter som finns på webbplatsen och som hämtas som ska sparas eftersom informationen anses mottagen när den finns tillgänglig på webbplatsen. Lägger företaget till eller ändrar någon uppgift i en verifikation ska bestämmelsen om komplettering i punkt 5.8 tillämpas. Väljer företaget att skriva ut räkenskapsinformationen på papper i stället för att spara den elektroniskt ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Räkenskapsinformation som tas emot både i elektronisk form och i pappersform Allmänt råd 7.4 Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget. Kommentar Punkt 7.4 kan t.ex. tillämpas om företaget först tar emot en faktura i ett mejl och någon eller några dagar senare tar emot samma faktura på papper. Har 66(120) Kapitel 7 – Räkenskapsinformation

VL13-2 s.65 — Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan (3)

företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär bestämmelsen att företaget inte behöver spara den elektroniska fakturan som togs emot först. Det är bara när räkenskapsinformationen tas emot i olika form som företaget kan välja i vilken form räkenskapsinformationen ska sparas.