När får bokföringen senareläggas?

VL13-2 s.35 — När får bokföringen senareläggas?

Lagtext 5 kap. 2 § första och andra styckena BFL Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Affärshändelserna får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed. --- Lag (2010:1514) Kommentar Utgångspunkten i BFL är att bokföringen ska göras i anslutning till affärshändelsen. I punkterna 3.6–3.9 finns undantag från detta som innebär att företaget får senarelägga bokföringen trots att alla förutsättningar finns för att kunna bokföra. Allmänt råd 3.5 Bokföringen får senareläggas enligt punkterna 3.6–3.11 endast om verifikationerna i avvaktan på bokföring ordnas i takt med att de mottas eller sammanställs. (BFNAR 2015:1) Kommentar Att ett företag får senarelägga bokföringen innebär inte att alla bokföringsåtgärder får senareläggas. Till affärshändelserna ska det finnas verifikationer och dessa måste hållas ordnade i avvaktan på bokföring. BFL utgår från att verifikationer upprättas i nära anslutning till affärshändelsen. Saknar en mottagen verifikation någon uppgift som enligt 5 kap. 7 § första stycket BFL ska framgå av en verifikation, kompletteras verifikationen med den saknade uppgiften. Även uppgifter som ännu inte är fullständiga verifikationer, t.ex. följesedlar, ska ordnas löpande. Hur ordningen ska upprätthållas beror i hög grad på hur redovisningssystemet är uppbyggt och hur bokföringen hanteras. Utifrån de ordnade verifikationerna ska det, utan alltför mycket ytterligare arbete, vara möjligt att bokföra affärshändelserna så att de kan presenteras i registreringsordning och systematisk ordning. Även om ett företag utnyttjar möjligheten till senareläggning, t.ex. till 50 dagar efter utgången av ett kvartal, ska det framgå av bokföringen vilken redovisningsperiod som affärshändelserna hör till, se punkt 2.3. En redovisningsperiod omfattar en kalendermånad eller en liknande tidsperiod, se punkt 1.8. Det innebär t.ex. att alla affärshändelser inte får hänföras till den sista dagen i kvartalet. Allmänt råd 3.6 Bokföringen får senareläggas till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. Första stycket gäller inte bokföring av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning.

VL13-2 s.35 — När får bokföringen senareläggas? (2)

35(120) Kapitel 3 – Tidpunkten för bokföring

VL13-2 s.35 — När får bokföringen senareläggas? (3)

Kommentar Punkt 3.6 innebär att företaget får senarelägga bokföringen trots att alla förutsättningar finns för att kunna bokföra. Möjligheten till senareläggning underlättar en samordning med redovisningen av mervärdesskatt, men gäller även företag som inte är skyldig att redovisa mervärdesskatt. För kontanta in- och utbetalningar innebär bestämmelsen att det är presentationen i systematisk ordning som kan senareläggas. Bokföring av kontanta in- och utbetalningar så att de kan presenteras i registreringsordning ska göras senast påföljande arbetsdag. Detta gäller oavsett om företaget sköter bokföringsarbetet på egen hand eller överlämnar det till en redovisningskonsult. Bokföringen för presentation i registreringsordning kan t.ex. göras i en kassajournal, se kapitel 2 under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning samt exempel 2.2. För kontanta in- och utbetalningarna som registreras i ett certifierat kassaregister får även bokföringen för presentation i registreringsordning senareläggas, se punkt 3.10. Vissa möjligheter till senareläggning av bokföringen för presentation i registreringsordning finns även för ideella föreningar, stiftelser m.fl. samt vid försäljning i myntautomat, se punkterna 3.11 respektive 3.12. För andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar omfattar senareläggningen även bokföringen för presentation i registreringsordning. Ett företag kan också välja att bokföra andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar så att de kan presenteras i registreringsordning enligt huvudregeln i 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. så snart det kan ske, men senarelägga presentationen i systematisk ordning. Det kan göras genom att företaget dagligen bokför inkommande och utgående fakturor för presentation i registreringsordning i ett delsystem, t.ex. en fakturajournal eller reskontra, men först senare bokför delsystemets uppgifter i sammandrag för presentation i systematisk ordning, se kapitel 2. Affärshändelserna ska vara bokförda både i registrerings- och systematisk ordning senast vid utgången av den tidpunkt som anges i punkt 3.6.