Kompletterande systemdokumentation

VL13-2 s.89 — Kompletterande systemdokumentation

Kommentar För att systemdokumentationen ska ge den överblick över bokföringssystemet som BFL kräver kan ytterligare beskrivningar behövas, utöver det som anges i punkt 9.2. Förekomsten av automatkonteringar, flera verifikationsnummerserier 89(120) Kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik

VL13-2 s.89 — Kompletterande systemdokumentation (2)

eller flera datorbaserade delar i bokföringssystemet är exempel på när ytterligare beskrivningar behövs. I punkterna 9.6–9.11 anges när beskrivningar behövs över hur verifikationerna identifieras, verifieringskedjor, behandlingsregler eller informationsflöden, men det kan även finnas annat som behöver beskrivas för att BFL:s krav på överblick ska vara uppfyllt. Vid en bedömning av vad som behöver beskrivas ska hänsyn tas till att en extern granskare ska kunna förstå och överblicka systemet. Ju mer komplext ett bokföringssystem är desto mer kompletterande dokumentation behövs för att det ska gå att förstå och få överblick över systemet. Hur verifikationer identifieras Allmänt råd 9.6 Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av hur verifikationer identifieras om a) flera verifikationsnummerserier används, b) identifieringen görs på annat sätt än numeriskt, eller c) det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå hur verifikationerna identifieras. Om flera verifikationsnummerserier används, ska det av beskrivningen framgå hur serierna är indelade och vilken tidsperiod de omfattar. Kommentar Hur verifikationer ska identifieras framgår av kapitel 5 under rubriken Verifikationsnummer. Exempel 9.3 visar hur identifikationen av verifikationer kan beskrivas. Verifieringskedjor Allmänt råd 9.7 Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av verifieringskedjor om a) olika identifieringstecken används för samma affärshändelse i olika delar av bokföringssystemet, b) verifieringskedjorna byggts upp på olika sätt för olika bokföringsposter eller i olika delar av bokföringssystemet, c) hänvisningar och identifieringstecken inte klart framgår av räkenskapsinformationen, eller d) det av något annat skäl behövs för att det ska gå att följa verifieringskedjor. Allmänt råd 9.8 En verifieringskedja utgörs av hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att följa en affärshändelse från verifikation, via

VL13-2 s.89 — Kompletterande systemdokumentation (3)

90(120) Kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik

VL13-2 s.89 — Kompletterande systemdokumentation (4)

presentationerna i registreringsordning och systematisk ordning, till årsbokslut eller årsredovisning och omvänt. Kommentar Exempel på hänvisningar och identifieringstecken är löpnummer, verifikationsnummer och kontonummer. I en enkel verifieringskedja används vanligen bara verifikationsnummer och kontonummer. I ett bokföringssystem som består av flera delar kan verifieringskedjan vara mer komplicerad och bestå av flera olika identifieringstecken för samma affärshändelse, t.ex. löpnummer, verifikationsnummer och kontonummer. Beskrivningen av verifieringskedjan kan exempelvis visa hänvisningar och identifieringstecken i  bokföringssystemets olika delar,  speciellt utformade avstämningsunderlag (t.ex. journaler eller sammandrag, dvs. länkar mellan olika delar av bokföringssystemet eller mellan presentationen i registreringsordning och verifikationen), eller  balans- och resultatrapport, dvs. sammanställningar av presentationen i systematisk ordning. Beskrivningen ska omfatta varje speciell typ av verifieringskedja som kan vara svår att följa. Beskrivs verifieringskedjor i programmens manualer, räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Om hänvisning görs, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8. Exempel 9.4 visar hur en verifieringskedja kan beskrivas. Behandlingsregler Allmänt råd 9.9 Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av behandlingsregler och hur de påverkar de enskilda bokföringsposterna om a) det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar uppgifter om konto eller belopp i en bokföringspost, b) det förekommer behandlingsregler som skapar nya bokföringsposter, eller c) det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå behandlingsregler och hur de påverkar de enskilda bokföringsposterna. Systemdokumentationen ska även innehålla en beskrivning av behandlingsregler om det behövs för att förstå hur uppgifter i en verifikation enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen (1999:1078) eller uppgifter i en bokföringspost enligt punkt 2.3 a–c tagits fram.

VL13-2 s.89 — Kompletterande systemdokumentation (5)

91(120) Kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik

VL13-2 s.89 — Kompletterande systemdokumentation (6)

Allmänt råd 9.10 Behandlingsregel är en instruktion eller liknande för beräkning av belopp som ska bokföras, kontering, sammanställning av uppgifter i årsbokslut eller årsredovisning m.m. Kommentar Behandlingsregler kan baseras på lagar, avtal, vissa generella uppgifter såsom referensränta, index etc. och omfattar såväl manuella som datorbaserade funktioner. Behandlingsregler styr bland annat de automatiska funktioner som används i datorbaserade bokföringssystem, t.ex. konteringsregler och automatkonteringar. Det är viktigt att behandlingsregler som har betydelse för förståelsen av skillnader mellan uppgifter i en verifikation och vad som bokförts dokumenteras. Systemdokumentationen ska därför alltid beskriva automatkonteringar, dvs. behandlingsregler som automatiskt påverkar uppgifter om konto eller belopp i en bokföringspost eller skapar helt nya bokföringsposter. Exempel på automatkonteringar är automatiskt skapade interimsposter eller när sociala avgifter eller semesterlöneskuld automatiskt beräknas och bokförs i samband med bokföring av lön. Exempel på behandlingsregler som enligt punkt 9.9 c kan behöva beskrivas är  behandlingsregler i system som skapar kundfakturor,  behandlingsregler för beräkning av kostnad sålda varor,  behandlingsregler för hur verifikationer skapas, t.ex. gemensamma verifikationer där sambandet med underlaget inte klart framgår av verifikationen, eller  manuella behandlingsregler. Behandlingsregler som påverkar de uppgifter som ska finnas i en verifikation eller i en bokföringspost ska också beskrivas. Enligt 5 kap. 7 § BFL ska en verifikation innehålla uppgift om när den sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. De uppgifter som ska kunna utläsas av en bokföringspost enligt punkt 2.3 a–c är registreringsordning, redovisningsperiod samt verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken. När datorbaserade behandlingsregler beskrivs i programmens manualer räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Manuella behandlingsregler och datorbaserade behandlingsregler som inte beskrivs i manualer dokumenteras särskilt, t.ex. i företagets redovisningsinstruktioner eller redovisningshandböcker som en del av företagets systemdokumentation. Om hänvisning görs till manualer, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8. Exempel 9.5 visar hur behandlingsregler kan beskrivas.

VL13-2 s.89 — Kompletterande systemdokumentation (7)

92(120) Kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik Informationsflöden Allmänt råd 9.11 Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av informationsflöden om a) bokföringssystemet består av flera datorbaserade delar, eller b) det av något annat skäl behövs för att det ska gå att förstå informationsflödena. Beskrivningen ska omfatta alla flöden som berör bokföringssystemet inklusive de delar som skapar eller bearbetar bokföringsposter. Om bokföringsposterna följer skilda behandlingsvägar ska det framgå vilken typ av bokföringspost som följer respektive väg. Kommentar Andra stycket i punkt 9.11 innebär att både information mellan olika delar av bokföringssystemet och information till och från respektive del ska beskrivas. Detta kan med fördel göras i samlingsplanen. Exempel 9.6 visar hur informationsflöden kan beskrivas. Ytterligare beskrivningar Kommentar Systemdokumentationen kan, utöver vad som anges i punkterna 9.6, 9.7, 9.9 och 9.11, behöva innehålla ytterligare beskrivningar av bokföringssystemet för att ge den överblick över systemet som BFL kräver. T.ex. behövs en beskrivning när hänvisningsverifikationer används och det inte framgår av hänvisningsverifikationen var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras, se punkt 5.14.