Grundläggande krav på systemdokumentation

VL13-2 s.87 — Grundläggande krav på systemdokumentation

Allmänt råd 9.2 Systemdokumentationen ska innehålla a) kontoplan, b) beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när årsbokslut eller årsredovisning upprättas, om detta inte framgår av kontoplanen, c) samlingsplan, och d) arkivplan enligt punkt 8.3. I företag med enkla bokföringssystem, där den överblick som systemdokumentationen ska ge framgår direkt av bokföringen, behöver systemdokumentationen inte innehålla det som anges i första stycket. Allmänt råd 9.3 Kontoplan är en sammanställning över företagets konton i vilken kontonas namn och, i förekommande fall, kontonummer eller annat identifieringstecken framgår. Allmänt råd 9.4 Samlingsplan är en dokumentation över bokföringssystemets uppbyggnad och sambanden mellan bokföringssystemets delar. Allmänt råd 9.5 Enkla bokföringssystem är dels system med manuell bokföring i form av en kolumndagbok, dels system i vilka bokföringen görs i ett standardiserat bokföringsprogram och övriga delar i systemet hanteras manuellt. Används automatkonteringar i bokföringsprogrammet anses bokföringssystemet inte vara enkelt. Kommentar Av punkt 9.2 första stycket framgår vad systemdokumentationen åtminstone ska innehålla för att ge den överblick över bokföringssystemet som BFL kräver. Av förenklingsskäl finns i andra stycket ett undantag från dessa minimikrav för företag med enkla bokföringssystem. En förutsättning för att ett bokföringssystem ska betraktas som enkelt är att det är möjligt att förstå bokföringen och följa bokförda poster enbart utifrån verifikationer och bokföringsnoteringar. Så är normalt fallet i system med kolumndagbok eller ett standardiserat bokföringsprogram utan funktion för automatkonteringar eller där funktionen för automatkonteringar inte används. Exempel på automatkonteringar är när mervärdesskatt eller sociala avgifter automatiskt beräknas och bokförs i samband med bokföring av försäljning respektive lön. Ett bokföringsprogram som helt eller delvis är specialutvecklat för det enskilda företaget kan inte anses vara standardiserat. Används andra datorbaserade delar i bokföringssystemet, t.ex. för kundfakturor eller leverantörsfakturor, anses systemet inte vara enkelt.

VL13-2 s.87 — Grundläggande krav på systemdokumentation (2)

87(120) Kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik

VL13-2 s.87 — Grundläggande krav på systemdokumentation (3)

Undantaget för enkla bokföringssystem gäller bara kraven i punkt 9.2. Övriga bestämmelser om systemdokumentation kan vara tillämpliga för företag som omfattas av undantaget, t.ex. kravet i punkt 9.12 på systemdokumentation vid elektronisk räkenskapsinformation. Kontoplan (punkt 9.2 a) Om företaget använder en standardkontoplan, t.ex. BAS-kontoplanen eller en kontoplan framtagen av en branschorganisation, räcker det med att hänvisa till denna i systemdokumentationen. Avvikelser från standardkontoplanen, t.ex. tillägg av konton, ska dock särskilt framgå. Om hänvisning görs till en standardkontoplan, blir även standardkontoplanen en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8. Motsvarande gäller om företaget använder en kontoplan framtagen av en programvaruleverantör. Exempel 9.1 visar hur hänvisning till en standarskontoplan och beskrivning av anpassningar av kontoplanen kan utformas. Beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när årsbokslut eller årsredovisning upprättas (punkt 9.2 b) Det behövs inte någon beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när årsbokslut eller årsredovisning upprättas om detta framgår av kontoplanen, t.ex. av kontonamnen. Hur konton sammanställs när årsbokslut eller årsredovisning upprättas kan också framgå av rubrikerna eller på annat sätt i kontoplanen. Finns beskrivningar, t.ex. konteringsinstruktioner, i ett annat dokument räcker det med att hänvisa till det dokumentet i systemdokumentationen, se exempel 9.1. Om hänvisning görs till ett annat dokument, blir även det dokumentet en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8. Samlingsplan (punkt 9.2 c) Samlingsplanen ska ge en helhetsbild över bokföringssystemet. Den visar vilka delar bokföringssystemet består av, sambanden mellan dessa delar samt i övrigt hur bokföringssystemet är uppbyggt. System för order-lager-fakturering, reskontra, lönesystem, kassaregister och fakturaväxel är exempel på delar av ett bokföringssystem. I beskrivningen av hur bokföringssystemet är uppbyggt kan det t.ex. behöva ingå uppgifter om  i vilken omfattning systemet är datorbaserat eller manuellt,  standardsystem eller företagsanpassade system används,  bokföringen sköts inom företaget eller utanför, t.ex. av en redovisningskonsult,

VL13-2 s.87 — Grundläggande krav på systemdokumentation (4)

88(120) Kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik

VL13-2 s.87 — Grundläggande krav på systemdokumentation (5)

 hur ofta bokföring för presentation i registreringsordning och systematiskt ordning görs,  företaget har flera presentationer i registreringsordning,  vilken form och vilket format räkenskapsinformationen har,  räkenskapsinformation överförs enligt 7 kap. 6 §,  de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder m.m. som används för att överföringar ska kunna genomföras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, och  hur bokförda poster kan läsas. Dokumentationen av sambanden mellan bokföringssystemets delar kan bl.a. beskriva hur delsystemen påverkar presentationen i registreringsordning och systematisk ordning, t.ex.  om det vid registrering i delsystemet samtidigt och automatiskt sker uppdatering i presentationen i registreringsordning och systematisk ordning,  om uppdatering i presentationen i registreringsordning och systematisk ordning sker transaktion för transaktion eller aggregerat,  om uppdatering sker integrerat eller om en fil uppdaterar presentationen i registreringsordning och systematisk ordning, och  hur ofta uppdatering sker. Samlingsplanen kan också behöva innehålla beskrivningar av hur räkenskapsinformation skapas under en affärshändelses väg till att bli bokförd för presentation i systematisk ordning. Ett varuinköp kan t.ex. bokföras både i lagerbokföringen och i leverantörsreskontran innan den bokförs i systematisk ordning. Samlingsplanen kan även beskriva vilken räkenskapsinformation som framställs i samband med årsbokslut eller årsredovisning, t.ex. inventeringslista och lagerbok samt specifikationer av fordringar och skulder. Hur detaljerad samlingsplanen behöver vara beror på bokföringssystemets omfattning och komplexitet. Exempel 9.2 visar hur en samlingsplan kan se ut. Arkivplan (punkt 9.2 d) Enligt punkt 8.3 ska ett företag upprätta en arkivplan om det behövs för att kunna överblicka den arkiverade räkenskapsinformationen. Av arkivplanen ska framgå vad som arkiverats, var det förvaras och vid behov även hur arkivet är uppbyggt. Arkivplanen ska ingå i systemdokumentationen.