Exempel 8.1 Arkivplan

VL13-2 s.110 — Exempel 8.1 Arkivplan

Förutsättningar Ett företag använder sedan två år ett internetbaserat bokföringsprogram. Programvaruleverantören ombesörjer även arkivering av den elektroniska räkenskapsinformationen. Programvaruleverantörens servrar finns placerade i Sverige, Danmark och Frankrike. Företaget har genom avtal säkerställt att det har tillgång till räkenskapsinformationen, inklusive systemdokumentation och behandlingshistorik, under hela arkiveringstiden och det oavsett om företaget i ett senare skede väljer att byta programvaruleverantör. Företagets räkenskapsinformation i pappersform förvaras i företagets egna lokaler. Tidigare anlitade företaget en redovisningskonsult för den löpande 110(120) Exempel till kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

VL13-2 s.110 — Exempel 8.1 Arkivplan (2)

bokföringen. Redovisningskonsulten översände den elektroniska räkenskapsinformationen på dvd efter varje räkenskapsårs utgång till företaget. Även denna räkenskapsinformation förvaras hos företaget. Tänk så här Ett företag ska enligt punkt 8.3 upprätta en arkivplan om det behövs för att det ska vara möjligt att överblicka företagets arkiverade räkenskapsinformation. Eftersom företagets räkenskapsinformation förvaras i både elektronisk form och pappersform och på olika platser bedömer företaget att en arkivplan behöver upprättas. Programvaruleverantören till det internetbaserade bokföringsprogrammet garanterar enligt avtal åtkomst till den elektroniska räkenskapsinformationen som förvaras hos leverantören. Eftersom programvaruleverantören har servrar i Frankrike och Danmark behöver företaget hålla sig kontinuerligt informerad om var räkenskapsinformationen är förvarad. Enligt 7 kap. 3 a § BFL ska förvaringsplatsen anmälas till Skatteverket. I annat fall är det inte tillåtet att förvara räkenskapsinformationen utanför Sverige. Företagets övriga elektroniska räkenskapsinformation är delvis sparad med teknik som företaget inte längre använder. För sådan elektronisk räkenskapsinformation behöver företaget i arkivplanen även beskriva hur den blir tillgänglig för utskrift. Beskriv så här i arkivplanen 1. Elektronisk räkenskapsinformation som används i den löpande bokföringen för innevarande räkenskapsår förvaras hos Programvaruleverantören Bokföring och arkivering AB, Sveagatan 2, X-köping. Programvaruleverantören Bokföring och arkivering AB har servrar i Sverige: Sveagatan 2, X-köping, Frankrike: Rue Esplanade 256, Y-ville, och Danmark: Hammergade 79, Z-sted. 2. Elektronisk räkenskapsinformation för räkenskapsåret 201X förvaras hos Programvaruleverantören Bokföring och arkivering AB, se punkt 1 ovan. 3. Elektronisk räkenskapsinformation för räkenskapsåren 200Y–201Z lagras på dvd och förvaras i säkerhetsskåp i företagets lokaler i rum 1 på Bokföringsgatan 1, X-köping. För att kunna ta del av de lagrade uppgifterna och skriva ut dem på papper används bokföringssystemet ABCDE som är installerat i den stationära datorn XXX i rum 1.

VL13-2 s.110 — Exempel 8.1 Arkivplan (3)

111(120) Exempel till kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation 4. Räkenskapsinformation i pappersform för innevarande och tidigare räkenskapsår förvaras i pärmar i företagets lokaler i rum 2 på Bokföringsgatan 1, X-köping. Referenser 7 kap. 2 och 3 a §§ BFL och punkt 8.3.